Qué es
Calendario de mantenciones y calibraciones por equipo, con recordatorios y registro de lo realizado.
Problema que resuelve
Evita mantenciones olvidadas y deja evidencia para auditorías.
Cómo usarla
- Registra los equipos. Son los mismos de «Estado y bitácora de equipos»: si ya los tienes, aparecen solos.
- Crea un plan por cada cosa que se hace periódicamente. Por ejemplo: «Mantención preventiva semestral del fabricante», «Calibración anual de pipeteadores» o «Verificación trimestral de velocidad de la centrífuga». Indica el tipo (mantención preventiva, calibración o verificación), quién la hace, cada cuántos meses y cuándo toca la próxima vez. Si ya está atrasada, pon la fecha que correspondía: quedará como vencida.
- Define con cuántos días de anticipación quieres el aviso. Lo habitual es 15 a 30 días, para alcanzar a coordinar la visita del servicio técnico. Los planes por vencer y vencidos aparecen en la agenda y, con suscripción, en el resumen semanal por correo de «Recordatorios de vencimientos».
- Registra cada ejecución. Fecha, resultado (conforme, conforme con observaciones o no conforme), quién la hizo, el número del informe técnico o certificado y, si quieres, el enlace al documento guardado en Drive o SharePoint. La app propone la próxima fecha (fecha realizada + frecuencia) y la puedes ajustar.
- Si el resultado no es conforme, actúa. Describe el problema y, si el equipo no puede usarse, repórtalo como falla en «Estado y bitácora de equipos».
- Si te equivocas, anula; no borres. Se puede anular la última ejecución de un plan: queda visible con el motivo y el plan vuelve a la fecha que tenía programada.
- Imprime el programa anual. Por equipo y mes verás lo realizado (✔), lo programado (●) y lo vencido sin realizar (✖). Fírmalo y archívalo como programa aprobado del año.
Buenas prácticas
- Usa la frecuencia del fabricante como mínimo y súbela si el uso del equipo o tu procedimiento lo exige.
- Guarda siempre el informe técnico o certificado y anota su número: es lo primero que pide un auditor.
- Revisa los certificados de calibración antes de archivarlos: incertidumbre, trazabilidad, patrones vigentes y si el equipo quedó dentro de tolerancia.
- Después de una mantención o calibración, verifica con controles antes de volver a informar resultados.
- Nunca escribas datos de pacientes en las observaciones.
Qué revisa un auditor
- Que exista un programa de mantención y calibración aprobado, por equipo.
- Que cada mantención y calibración se haya hecho en la fecha programada, con evidencia (informe o certificado).
- Que los resultados no conformes tengan una acción y, cuando corresponde, una no conformidad.
- Que las correcciones sean trazables (sin registros eliminados).
Gratis y con suscripción
- Gratis: esta guía y la demo en línea con datos de prueba, que se borran al salir.
- Con suscripción: el programa real de tus equipos, con varios usuarios, avisos en el resumen semanal por correo, programa anual para imprimir y el cumplimiento en el informe mensual.