Qué es
Registro de contratos con vencimientos, condiciones, consumos mínimos comprometidos y fechas de renovación.
Problema que resuelve
Evita renovaciones automáticas desfavorables y multas por no cumplir consumos mínimos.
Cómo usarla
- Registra cada contrato: suministro de reactivos, comodato de equipos, servicio técnico, arriendo u otros
servicios. Indica el proveedor, el inicio y el término, y cómo se renueva:
- automáticamente si no se avisa: con cuántos meses se renueva y cuántos días antes hay que avisar para no renovar;
- solo por acuerdo expreso, o no se renueva.
- Agrega los consumos mínimos comprometidos: qué se comprometió (determinaciones, kits, montos), cuánto y por qué periodo (mensual, trimestral, semestral, anual o el total del contrato). Los periodos se cuentan desde el inicio del contrato. Si usas el inventario, el consumo se cuenta solo con lo recibido o lo usado de un artículo; si no, lo registras a mano (por ejemplo, las determinaciones del mes según el sistema del laboratorio).
- Asocia los equipos en comodato y el plazo de respuesta del servicio técnico: la app calcula qué porcentaje de las fallas de esos equipos se atendió a tiempo en el último año.
- Sigue los avisos.
- Decidir renovación: 30 días antes del último día para avisar que no renuevas; en rojo los últimos 7 días.
- Por vencer: contratos sin renovación automática que terminan pronto.
- Vencido: pasó el término sin registrar la renovación ni el término (por ejemplo, un equipo en comodato que sigue en el laboratorio sin contrato vigente).
- Consumo en riesgo: con el ritmo actual no se alcanzará el mínimo del periodo.
- Registra lo que pasa: la renovación con su nuevo término, el aviso de no renovar, el término (retiro del equipo, cambio de proveedor) y notas de lo conversado. Nada se borra: los registros equivocados se anulan con el motivo.
- Imprime la planilla de contratos vigentes y revisa las próximas fechas de los 12 meses siguientes.
Cómo se calcula
- Plazo para avisar = término del periodo vigente − días de aviso del contrato. Si el contrato se renueva solo, la app extiende el término por cada periodo ya renovado hasta que registres el aviso de no renovar.
- Avance del consumo = consumido en el periodo ÷ mínimo comprometido.
- Proyección = consumido ÷ fracción del periodo transcurrida. Hay riesgo si, con al menos un 25 % del periodo transcurrido, la proyección no llega al 90 % del mínimo.
- Los periodos anteriores al primer registro no se evalúan, porque no tienen datos.
Buenas prácticas
- Anota el plazo de aviso real del contrato: muchas renovaciones automáticas exigen avisar 60 a 90 días antes.
- Revisa el consumo antes de negociar: si no alcanzarás el mínimo, conversa con el proveedor antes del cierre del periodo y no después de la multa.
- Usa la evaluación del proveedor al renovar: la app muestra en cada contrato el resultado de su última evaluación.
- Guarda el enlace al documento firmado (por ejemplo, en Google Drive) para tener las condiciones a mano.
Gratis y con suscripción
- Gratis: esta guía y la demo en línea con datos ficticios, que se borran al salir.
- Con suscripción: tus contratos con avisos de renovación, consumo comprometido medido con el inventario, cumplimiento del servicio técnico con la bitácora de equipos, planilla imprimible, plazos en el resumen semanal de vencimientos e indicadores en el informe mensual.