Qué es
Registro de fallas, tiempo detenido, visitas técnicas, tickets al proveedor y tiempo de respuesta del servicio técnico.
Problema que resuelve
Permite demostrar con datos cuánto tiempo estuvo detenido un equipo y cómo respondió el proveedor, útil para reclamos y renovación de contratos.
Cómo usarla
- Haz el inventario de equipos. Registra cada analizador, centrífuga, cabina, microscopio y otro equipo cuya falla afecte la atención. Anota marca, modelo, número de serie y el contacto del servicio técnico (mesa de ayuda, correo o portal de tickets): cuando el equipo falle, estará a mano.
- Marca los equipos críticos. Son los que, si se detienen, afectan exámenes urgentes o la continuidad del servicio. Su disponibilidad es el indicador principal del informe mensual.
- Reporta la falla apenas ocurre. Indica desde cuándo (si empezó antes de reportarla, la hora real), qué pasa y cómo quedó el equipo: detenido o funcionando con limitaciones. Solo el tiempo detenido descuenta disponibilidad. Con suscripción, si el equipo queda detenido, se avisa por correo a los administradores.
- Registra el seguimiento. Anota el aviso al proveedor con su número de ticket, la visita técnica y lo que se va haciendo (por ejemplo, la activación del plan de contingencia). Cada paso queda con fecha, hora y quién lo registró.
- Cierra la falla cuando el equipo vuelve a operar. Indica la hora y qué se hizo para resolverla: cambio de pieza, calibración, controles dentro de rango. Esa hora cierra el tiempo detenido.
- Si te equivocas, anula; no borres. Un reporte o un paso erróneo se anula con el motivo y queda visible. Si anulas una resolución con la hora equivocada, la falla vuelve a quedar abierta para registrarla bien.
- Revisa la bitácora del mes. Por cada equipo verás las fallas, el tiempo detenido, la disponibilidad y la mediana del tiempo de respuesta del proveedor, más el detalle de cada falla. Imprímela o guárdala en PDF.
Cómo se calcula
- Disponibilidad (%) = 1 − tiempo detenido / tiempo controlado. Se cuentan las 24 horas del día, porque el laboratorio clínico suele operar todo el día. El control parte cuando se registra el equipo, o antes si se anota una falla anterior.
- Tiempo de respuesta del proveedor: desde el aviso hasta la primera visita técnica.
- Tiempo de resolución: desde el inicio de la falla hasta que el equipo vuelve a operar.
Buenas prácticas
- Pide siempre el número de ticket y anótalo: es la evidencia para reclamar plazos de respuesta.
- Compara la disponibilidad con lo que exige el contrato o el comodato. Si el contrato no fija un tiempo de respuesta ni una disponibilidad mínima, pídelo en la próxima renovación.
- Separa las fallas de las mantenciones programadas. Las mantenciones preventivas se planifican aparte y no son fallas.
- Relaciona cada falla con su impacto: exámenes derivados, resultados atrasados, repeticiones. Si afectó resultados, abre una no conformidad.
- Nunca escribas datos de pacientes en las descripciones.
Qué revisa un auditor
- Que cada equipo tenga su historial de fallas e intervenciones con fechas y responsables.
- Que después de una reparación haya evidencia de verificación (calibración y controles) antes de volver a informar resultados.
- Que las correcciones sean trazables (sin registros eliminados).
- Que el laboratorio evalúe al proveedor con datos: tiempos de respuesta y disponibilidad.
Gratis y con suscripción
- Gratis: esta guía y la demo en línea con datos de prueba, que se borran al salir.
- Con suscripción: la bitácora real de tus equipos, con varios usuarios, aviso por correo cuando un equipo queda detenido, bitácora mensual para imprimir y la disponibilidad en el informe mensual.