Qué es
Avisos automáticos por correo de vencimientos de documentos, capacitaciones, calibraciones, contratos, lotes y rondas de control externo.
Problema que resuelve
El coordinador deja de depender de su memoria o de calendarios sueltos; nada vence sin que alguien lo sepa.
Cómo usarla
- Registra todo lo que vence. Calibraciones y verificaciones, mantenciones preventivas, contratos, comodatos, licencias y permisos, certificados y acreditaciones, capacitaciones obligatorias, seguros y garantías. Para cada uno: qué es, una referencia (equipo, proveedor o número de contrato), el responsable y la fecha de vencimiento.
- Elige con cuánta anticipación avisar. Una calibración puede avisar 30 días antes; un contrato o la autorización sanitaria, 90 o 180 días antes, porque su renovación toma más tiempo.
- Indica si se repite. Si la calibración es anual o la mantención es semestral, al renovar la app te sugiere la próxima fecha.
- Revisa la agenda. Todo aparece ordenado por fecha, en tres grupos: vencidos, por vencer y al día. Las revisiones de documentos del Control documental, los planes de Mantención y calibraciones y los plazos de Contratos y comodatos (último día para avisar la no renovación y términos) aparecen solos, sin registrarlos dos veces.
- Renueva, no edites. Cuando llega el certificado o se firma el contrato, usa «Renovar»: queda el historial de fechas anteriores, quién renovó y una observación (por ejemplo, el número de certificado).
- Cierra lo que ya no aplica. Un equipo dado de baja o un contrato terminado se cierra con el motivo y deja de avisar.
- Recibe el resumen semanal. Con suscripción, los administradores del laboratorio reciben un correo con lo vencido y lo por vencer, como máximo una vez por semana y solo si hay algo que avisar.
Buenas prácticas
- Un responsable por elemento. Un aviso sin dueño es solo ruido.
- Anticipación realista. Considera cuánto demora de verdad renovar: licitaciones, visitas del servicio técnico, cupos de capacitación.
- Revisa la agenda en la reunión de coordinación junto con los indicadores del mes.
- No registres datos de salud del personal (vacunas, exámenes ocupacionales): son datos sensibles y requieren su propio resguardo.
Qué revisa un auditor
- Que las calibraciones y mantenciones estén vigentes y tengan evidencia de su renovación.
- Que los contratos y comodatos de equipos críticos estén al día.
- Que la autorización sanitaria y las acreditaciones estén vigentes.
- Que exista un sistema para anticiparse a los vencimientos, no solo reacciones cuando algo ya venció.
Gratis y con suscripción
- Gratis: esta guía y la demo en línea con datos de prueba, con vista previa del correo semanal.
- Con suscripción: la agenda real de tu laboratorio, el resumen semanal automático por correo, el historial de renovaciones y la integración con el Control documental.