Qué es
Informes de producción, consumo, costos, indicadores y cumplimiento, generados y enviados por correo al jefe o a la dirección.
Problema que resuelve
Elimina las horas de fin de mes armando informes a mano.
Cómo usarla
- Registra el día a día en las demás herramientas. El informe no pide datos nuevos: se arma con lo que el equipo ya registró en temperaturas, equipos, mantención, contingencia, derivaciones, tiempos de respuesta, inventario, compras, recepción, proveedores, contratos, libro de turno, control documental y vencimientos.
- Abre el informe del mes. Elige el mes (los últimos 12 están disponibles). El mes en curso muestra los datos a la fecha; los meses cerrados, el periodo completo.
- Mira primero el semáforo. Cada indicador aparece en verde (cumple), amarillo (atención) o rojo (crítico)
frente a una meta sugerida:
- días con registro de temperatura (meta: 95 % o más);
- mediciones fuera de rango (todas con acción correctiva);
- disponibilidad de los equipos críticos (meta: 98 % o más);
- fallas de equipos abiertas al cierre (meta: 0);
- mantenciones y calibraciones vencidas al cierre (meta: 0) y hechas a tiempo (meta: 90 % o más);
- planes de contingencia con la revisión anual vencida (meta: 0);
- derivaciones con resultados atrasados al cierre (meta: 0) y con resultado a tiempo (meta: 90 % o más);
- urgencias y rutina informadas dentro de la meta de TAT (meta: 90 % o más), según las cargas del LIS del mes;
- insumos sin stock o bajo el mínimo y lotes vencidos con stock al cierre, y pérdidas por vencimiento en el mes (meta: 0);
- compras con entrega atrasada al cierre (meta: 0) y recibidas a tiempo (meta: 90 % o más);
- recepciones sin no conformidades (meta: 95 % o más) y reclamos a proveedores abiertos al cierre (meta: 0);
- proveedores críticos sin evaluación vigente al cierre (meta: 0);
- contratos vencidos sin renovación ni término registrados al cierre y consumos comprometidos no cumplidos en los periodos cerrados en el mes (meta: 0);
- entregas de turno recibidas por otra persona (meta: 95 % o más);
- pendientes abiertos al cierre (ninguno de alta prioridad);
- documentos con revisión vencida (meta: 0);
- lectura de documentos vigentes por el equipo (meta: 90 % o más);
- vencimientos vencidos al cierre (meta: 0).
- Revisa el detalle de cada sección. Temperaturas por equipo, fallas y disponibilidad de los equipos, mantenciones realizadas, activaciones de contingencia, derivaciones, ítems del libro de turno por tipo, estado del control documental y vencimientos renovados.
- Escribe el comentario de la coordinación. Qué pasó, qué se hizo y qué se acordó. Es la parte que ningún sistema puede escribir por ti, y la que más valora la dirección.
- Imprímelo o guárdalo en PDF para la reunión de coordinación, la revisión por la dirección o una auditoría.
- Recíbelo por correo. Con suscripción, el primer día hábil de cada mes los administradores del laboratorio reciben el resumen del mes anterior.
Buenas prácticas
- Un informe vale lo que valen los registros. Si el semáforo marca «sin datos», el problema está en el registro diario, no en el informe.
- Compara mes a mes. Un indicador en amarillo por tres meses seguidos pide una acción, aunque nunca llegue a rojo.
- Convierte los rojos en acciones. Un indicador crítico repetido es candidato a una no conformidad con análisis de causa.
- Comparte el informe con el equipo, no solo con la jefatura: mejora el registro diario.
Qué revisa un auditor
- Que el laboratorio mida su desempeño con indicadores definidos y metas.
- Que los resultados se analicen y generen acciones.
- Que exista evidencia de revisión periódica por la coordinación o la dirección.
Gratis y con suscripción
- Gratis: esta guía y la demo en línea: con un botón se cargan ejemplos de todas las herramientas y se ve el informe completo.
- Con suscripción: el informe real de tu laboratorio con los datos de todas las herramientas, comentario de la coordinación, historial de 12 meses y envío automático por correo el primer día hábil.